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Documentation technique Olfeo SaaS

Chartes informatiques

À propos de la charte informatique

Qu'est-ce qu'une charte informatique ?

Une charte informatique est un document définissant les règles concernant tous les usages liés à Internet au sein d'une organisation. La charte informatique recense les droits et obligations des utilisateurs ainsi que leurs responsabilités. Sa mise en place permet d'encadrer l'usage des outils informatiques et fournit une référence en cas de litige.

Configurer une charte informatique

Olfeo SaaS permet de soumettre vos collaborateurs à la signature d'une charte informatique et permet également de créer et de personnaliser les pages de signature. Lorsqu'une charte informatique est activée, les utilisateurs sont invités à prendre connaissance de celle-ci et à la signer avant tout usage d'Internet.

La page de signature d'une charte informatique se présente à vos utilisateurs comme ci-dessous :

page_de_signature_Charte_Informatique.png

Prérequis

Vous devez configurer un annuaire pour créer une charte informatique.

Suivez le pas-à-pas ci-dessous pour créer une charte informatique :

  1. Rendez-vous sur Sensibilisation > Chartes informatiques.

  2. Cliquez sur + Créer une charte.

  3. Remplissez les informations générales :

    • nom de la charte informatique ;

    • description.

  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Sélectionnez une population (un utilisateur minimum) à associer à la charte informatique.

    La charte informatique sera soumise aux utilisateurs sélectionnés. Il devront signer cette charte afin d'utiliser Internet en toute conformité juridique.

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Visualisez le contenu de la page de validation de la charte informatique :

    Visualisation_charte_Info.png

    Des textes par défaut vous sont proposés :

    • le texte de présentation

      Il s'agit du texte affiché à l'utilisateur sur la page de validation de la charte informatique. Ce texte a pour objectif d'expliquer à l'utilisateur la raison pour laquelle il voit cette page s'afficher et ce qu'il doit faire pour poursuivre sa navigation sur Internet.

    • le texte de la case à cocher

      Il s'agit du texte que l'utilisateur doit cocher pour attester avoir pris connaissance et accepter la charte informatique.

      Exemple : "J'ai lu et j'accepte la charte."

    • le texte du bouton de validation de la charte

      Il s'agit du texte situé sur le bouton de validation de la charte informatique. En cliquant sur ce bouton, l'utilisateur signe la charte informatique et accepte ainsi d'utiliser Internet en toute conformité.

  8. Si besoin, éditez le contenu des textes de la page de validation de la charte informatique.

  9. Insérez votre charte informatique en version PDF. Pour cela, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier PDF correspondant.

  10. Vous pouvez insérer un logo afin que l'utilisateur puisse rapidement identifier l'auteur des textes qui s'affichent sur la page de validation de la charte informatique.

    Pour insérer un logo, cliquez sur Parcourir et ouvrez le fichier correspondant.

    add_logo.png

    Prérequis

    Les formats de fichiers supportés sont : jpeg et png ;

    La taille maximale est de : 1 Mo ;

    Veillez à ce que le nom du fichier comporte uniquement : des lettres, des chiffres, «_» et «-».

  11. Cliquez sur Enregistrer et quitter.

    Vous avez créé une nouvelle page de validation.

  12. Activez la nouvelle charte informatique.

Suivez le pas-à-pas ci-dessous pour activer ou désactiver une charte informatique :

  1. Rendez-vous sur Sensibilisation > Chartes informatiques.

  2. Activez ou désactivez la ou les charte(s) de votre choix avec les boutons suivants :

    Icone_Switch_activ.png

    Pour Activer votre charte informatique

    Icone_Switch_Desactiv.png

    Pour Désactiver votre charte informatique

Ci-dessous un exemple de charte informatique inactive :

Charte_informatique_inactive.png

Ci-dessous un exemple de charte informatique active :

Charte_informatique_active.png

Consulter une charte permet de voir le nombre de signataires de la charte, de visualiser la page servie à vos utilisateurs et de voir en un coup d’œil les autres composants. Pour accéder à la page de consultation d'une charte informatique :

  1. Rendez-vous sur Sensibilisation> Chartes informatiques.

  2. Cliquez sur l'icône icone_Consulter.png(vue) de la charte à consulter.

Vous pouvez à tout moment consulter l'ensemble du contenu :

  • les informations générales (nom de la page et description) ;

  • les listes des populations ;

  • le contenu de la page (logo, charte, texte de présentation, texte de la case à cocher, libellé du bouton de validation de la charte).

Consultation_Charte_Info.png

Vous pouvez modifier ces éléments en cliquant sur l'icône edit.svg(modifier) qui leur correspond.

Important

Si au moins un utilisateur a signé la charte :

  • Un annuaire contenant au moins un signataire ne peut être supprimé ;

  • Le PDF de la charte ne peut plus être changé.

Suivez le pas-à-pas ci-dessous pour modifier une charte informatique :

  1. Rendez-vous sur Sensibilisation > Chartes informatiques.

  2. Cliquez sur l'icône edit.svg (modifier) de la charte à modifier.

  3. Modifiez les éléments de la charte.

  4. Cliquez sur Enregistrer et quitter.

Prérequis

Pour pouvoir supprimer une charte informatique, aucun utilisateur ne doit l'avoir signé.

  1. Rendez-vous sur Sensibilisation > Chartes informatiques.

  2. Cliquez sur l'icône ellipse.svg (Options) de la charte informatique que vous souhaitez supprimer.

  3. Choisissez Supprimer.

  4. Un message vous invite à confirmer la suppression. Cliquez sur Confirmer.

    Vous avez supprimé une charte informatique.